ICT en informatievoorziening
Vervolg Programma Digitaal Werken
In 2019 heeft de afronding plaatsgevonden van het programma Digitaal Werken. In dit programma is een groot aantal werkprocessen gedigitaliseerd in het zaaksysteem, zodat deze processen digitaal in de organisatie kunnen plaatsvinden. De uitvoering van de ‘nazorg’-fase van het programma Digitaal Werken heeft in 2019 plaatsgevonden. In de nazorg waren oplossing van openstaande problemen in het zaaksysteem en een grote update van het zaaksysteem de belangrijkste acties. Vervolgens is een start gemaakt met een strategische heroriëntatie op het zaaksysteem en de manier waarop we zaakgericht werken. Op basis van deze heroriëntatie besluiten we in 2020 hoe de volgende stappen in de digitalisering van werkprocessen eruit gaan zien.
Informatieveiligheid en privacy
Jaarlijks stellen we op basis van het informatieveiligheidsbeleid en een risicoanalyse een jaarplan informatieveiligheid en privacy op. Hierin zijn alle acties voor het betreffende jaar vastgelegd, inclusief planning, uitvoerder en resultaat. Eén van de acties in 2019 betrof het succesvol doorlopen van de wettelijk verplichte ENSIA audit. Daarnaast vormde dit jaar de voorbereiding op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) een belangrijk onderdeel. De BIO vervangt, als brede algemene norm voor informatieveiligheid bij de gehele overheid, de tot nu toe gehanteerde BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten).
Uitvoeringsplan Digitale Transformatie 2019
De gemeente Amstelveen heeft rond de Digitale Transformatie een vierjarig programma ‘AA Connected’ ingericht om processen, middelen en mensen te transformeren naar de door het rijk, maar vooral ook door de samenleving gevraagde efficiënte, klantgerichte, digitale dienstverlening. Jaarlijks stellen we een ‘Uitvoeringsplan Digitale Transformatie’ op om de doelen zo actueel – en specifiek mogelijk te kunnen te kunnen vastleggen. De ruim 30 projecten binnen de Digitale Transformatie die in 2019 zijn opgepakt zijn onderverdeeld in 4 thema’s:
- Samenleving, Verbeteren van de dienstverlening
- Systemen, Versterken van de interne beheersing op ICT
- Processen, Voldoen aan wet- en regelgeving
- Mensen, Investeren in de organisatie
ICT reviews
In opdracht van de gemeenteraad hebben eind 2018 een drietal onafhankelijke ICT reviews plaatsgevonden. Het betrof een review op de ICT organisatie, een review op het Programma Digitaal Werken en een review op de ICT infrastructuur. De ICT reviews zijn begin 2019 opgeleverd. De aanbevelingen uit de reviews zijn vervolgens direct omgezet in concrete verbeteracties. Het jaar 2019 is gebruikt om veel van de aanbevelingen uit de reviews door te voeren en af te ronden.
In het najaar van 2019 is daarom aan dezelfde onafhankelijke onderzoekers gevraagd om een toets te doen op de wijze waarop de gemeente de aanbevelingen heeft omgezet in verbeteracties. Dit is gebeurd door middel van uitvoering van een AAP (Assurance of Action Plan). Kort samengevat is de conclusie uit de AAP dat “Amstelveen met een bewonderenswaardige energie, inzet en focus opvolging heeft gegeven aan de aanbevelingen van beide Gateway Reviews. Met deze opvolging is de inhoudelijke lijn van de aanbevelingen gevolgd en hebben beide rapporten als leidraad en impuls voor de doorontwikkeling gediend.”