Wat heeft het gekost?

Financieel overzicht

Overhead, algemeen
In de bespreking met de Rekeningencommissie van de jaarstukken 2018 is aangegeven dat de verantwoording in de jaarrekening van dit programma summier is. Het betreft echter wel een programma met per saldo € 90 miljoen aan apparaatskosten.

Leidraad voor de bedrijfsvoering is de nota “begrotingsbeheer en budgetbeheer”. Met het budgetbeheer zijn kaders bepaald voor de bedrijfsvoering. De verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering is hiermee vergaand neergelegd bij het ambtelijk management. Daarbij is al gedurende een reeks van jaren een leidend principe: Het gemeentebestuur bepaalt wat er gebeurt en de organisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering, hoe het gebeurt.

Vorenstaande impliceert dat problemen in de bedrijfsvoering (die niet samenhangen met bestuurlijke initiatieven, c.q. vraagstellingen) worden opgelost op ambtelijk niveau door het treffen van maatregelen door het verantwoordelijk management. Financieel-beheersmatig heeft zich dit vertaald in taakstellende budgetten voor de bedrijfsvoering met als sluitstuk een systematiek van bedrijfsvoeringfondsen. Er zijn fondsen per afdeling met een overkoepelend fonds gemeentebrede bedrijfsvoering onder de hoede van de Directie. Als bovengrens voor de omvang van dit geheel geldt een plafond van 5% van de bedrijfsvoeringbudgetten.

De waarde c.q. het bestaansrecht van de bedrijfsvoeringfondsen is als volgt samen te vatten:

• Logisch sluitstuk van een systematiek van taakstellende budgetten voor de bedrijfsvoering.
• Behulpzaam om problemen binnen de bedrijfsvoering op te lossen, inclusief concerndenken.
• Biedt flexibiliteit over de jaargrens heen (fasering/egalisatie)
• Biedt prikkel om binnen budgetten te blijven.

Deze verantwoordelijkheid is met een volume van € 90 miljoen over een meerjarig tijdperk goeddeels uit te voeren. Het biedt ook de mogelijkheid om incidenteel tegenvallers op te vangen of bedrijfsmatige noodzakelijke aanpassingen in te passen. Zo worden de investeringen in de ICT in 2018 voor een bedrag van € 2,8 miljoen binnen de bedrijfsvoering geaccommodeerd. Dit betekent wel dat t/m 2022 jaarlijks € 0,7 miljoen van de apparaatskosten benodigd is om dit “terug te verdienen”.

Voor een beter inzicht van wat zich afspeelt binnen dit taakveld is de regel “0.4 Ondersteuning organisatie” uitgesplitst om te komen tot een nadere analyse. De administratief voorgeschreven verwerking vanuit BBV betekent dat de kolom lasten ook negatieve bedragen bevat voor de interne doorberekeningen naar de overige programma’s.

Naast afwikkeling met het bedrijfsvoeringsfonds resteert een voordelig resultaat ten gunste van het rekeningsaldo van € 1 miljoen. Dit betreft vrijwel volledig een faseringsafwijking op digitale transformatie. Voorgesteld wordt om € 0,9 miljoen over te hevelen, zodat het traject in 2020 kan worden voortgezet. Het restant van afgerond € 0,1 miljoen valt vrij ten gunste van het rekeningsaldo doordat vanwege deze fasering (en door inkoop-, aanbesteding- en efficiencyvoordelen) een deel van het programmabudget niet benodigd is. In deze jaarrekening 2019 zijn nog niet verwerkt de uitkomsten van de geschillenprocedure Aalsmeer-Amstelveen over een Aalsmeerse bijdrage in de kosten van ICT/Digitale Transformatie. Deze geschillenprocedure gaat ook over in 2019 gemaakte kosten, inclusief de vrijval hierop. De uitwerking c.q. afwikkeling hiervan vindt plaats in 2020 zal wordt meegenomen in een volgend P&C-moment.

Apparaatskosten
De werkelijke totale apparaatskosten van de organisatie AA bedragen afgerond € 93 miljoen. Dit betreft € 78 miljoen personeelslasten, inclusief inhuur en € 15 miljoen overige budgetten. Een deel van dit laatste bedrag betreft incidentele bedragen voor ICT en huisvesting zoals beschikbaar gesteld via besluitvorming CUP 18-22 en Perspectiefnota 2021.

Overhead/doorberekeningen:

• Van de totale apparaatskosten wordt de directe ambtelijke capaciteitsinzet verantwoord op de verschillende programma’s/taakvelden (€ 43 miljoen; “interne doorberekeningen”).
• Het aandeel overhead staat op het programma overhead € 34 miljoen; “totaal saldo van baten en lasten”.
• Ten slotte wordt een deel apparaatskosten van de organisatie AA gedekt door inkomsten op dit programma. Dit betreft doorberekeningen aan Aalsmeer (dienstverleningsbijdrage), de GR Belastingen en projecten/grondexploitaties (€ 16 miljoen; dienstverleningsbijdrage).

De paragraaf bedrijfsvoering, elders in deze jaarstukken, bevat een uitvoeriger inhoudelijke toelichting op de ontwikkeling van de organisatie.

Belangrijkste afwijkingen (zie kolom saldo 2019)
De belangrijkste afwijkingen betreffen de volgende posten (x € 1 miljoen):

a) Personeelslasten, incl. inhuur en samenhangende inkomsten
Deze categorie is met € 78 miljoen het grootste volume binnen het programma overhead.

Er is sprake van hogere inkomsten personeel door detachering, UWV bijdragen en werkzaamheden voor derden (€ 0,2 miljoen) en van onderuitputting op de budgetten voor overige personeelskosten (€ 0,5 miljoen, o.a. opleidingen).

Het overige verschil ad. € 0,8 miljoen betreft personeelslasten en inhuur. Dit komt onder andere door besluitvorming via het CUP 18-22 en de Perspectiefnota 2020, alsmede een toename van het projectenvolume. De daadwerkelijke personele invulling, c.q. bezetting kon in 2019 niet meteen gelijke tred houden met de vastgestelde ambities.

b) Programma Digitale Transformatie
Voor de Digitale Transformatie wordt jaarlijks een uitvoeringsplan opgesteld. De start van de Digitale transformatie vond plaats in het jaar 2019. Er is direct projectleiding en expertise aangetrokken en een projectorganisatie ingericht om het uitvoeringsplan uit te voeren. Daarnaast zijn de essentiële aanpassingen en aanvullingen gedaan die nodig waren om de aanbevelingen uit de ICT reviews, die in opdracht van de raad eind 2018 zijn uitgevoerd, door te voeren. Een belangrijke aanpassing vormde de aanbeveling om een pas op de plaats te maken en een heroriëntatie uit te voeren op de digitalisering van processen, alvorens verder te gaan.

Het grootste deel van alle projecten is echter succesvol afgerond in 2019. Daarnaast zijn er ook projecten die doorlopen in 2020 omdat het project een langere doorlooptijd had dan voorzien of doordat het project, veelal door de uitgevoerde heroriëntatie, pas later kon worden gestart. Voor deze projecten wordt verzocht om € 900.000, samen met in het uitvoeringsplan vastgelegde resultaten, naar 2020 over te brengen.

Er zijn structurele budgetten door de latere start van projecten niet gebruikt en door inkoop-, aanbesteding- en efficiency voordelen is ook een deel van het programmabudget niet gebruikt. Dit verklaart het resterende verschil van € 0,1 miljoen dat vrijvalt in het rekeningresultaat.

c) Vrijval stelpost gemeentebrede bedrijfsvoering ter versterking bedrijfsvoeringsfonds
Op het moment dat besluitvorming aan de orde is over groei of krimp van de organisatie wordt rekening gehouden met een opslag voor overhead (“integrale kostprijs”). Deze bedragen worden op een centrale plek in de begroting verwerkt. De directie weegt bewust organisatiebreed af waar de inzet van deze middelen nodig is. De extra middelen zijn in eerste instantie gealloceerd voor de nog openstaande verplichting inzake het terugverdienen van de € 2,8 miljoen investering in ICT waarvan de 1e schijf in 2019 speelt.

d) Lagere reguliere kosten ICT
De lagere kosten ICT betreffen voor € 0,7 miljoen een eenmalig effect doordat in 2019 geraamde budgetten deels in 2020 tot uitvoering/besteding komen (fasering):

• Voor de migratie van Office 2010 naar Office 2016 en Exchange 2016 is een budget toegekend van € 0,35 miljoen. In 2019 is migratie van Office/Exchange versie 2010 naar versie 2016 gerealiseerd en zijn alle gebruikers ondersteund in training en begeleiding bij deze verandering. Voor 2020 is het doel om de onderliggende hardware te migreren, zodat een compleet nieuwe Office/Exchange 2016 omgeving is gecreëerd die de nieuwe werkplekomgeving, die in 2020 wordt uitgerold, kan ondersteunen.
• Voor noodzakelijke aanpassingen aan de ICT infrastructuur en mobiele apparatuur was een budget beschikbaar van € 0,4 miljoen, met name voor de beheerbaarheid (RES) en veiligheid (MDM) van ICT apparatuur. In 2020 vindt de uitrol plaats van een nieuwe ICT infrastructuur. Deze ICT infrastructuur maakt tijd, plaats en apparaat onafhankelijk werken mogelijk en faciliteert een veilige en betrouwbare basis voor de interne organisatie en de dienstverlening naar burgers en bedrijven. Om desinvestering te voorkomen, worden de noodzakelijke investeringen in 2020 gedaan in directe relatie met de uitrol van de nieuwe ICT infrastructuur.

e) Nadelig resultaat projectmatige onderdelen (groter projectenvolume)
Met name in de sfeer van grondexploitaties, locatie-ontwikkelingen en omgevingsvergunningen is sprake van sterk gestegen omzet- en projectvolumes. Daardoor is de flexibele schil om deze vraag te accommoderen sterk toegenomen. Versterkt door een krappe arbeidsmarkt betekent dit dure inhuur op een schaal die niet meer binnen de marges van de bedrijfsvoering kan worden opgevangen. Voor 2019 is op de genoemde onderdelen een tekort binnen de bedrijfsvoering ontstaan van € 1 miljoen. Dit tekort wordt gedempt door dekkingsvoordelen op andere projectmatige onderdelen (€ 0,4 miljoen; buitenruimte en vastgoed) en doordat de hogere omzet op projecten ook een extra bijdrage levert aan de dekking van bestaande overheadkosten (€ 0,3 miljoen).

De actuele dynamiek en omzetvolumes vragen nadere doordenking. De druk op de onderdelen grondexploitaties, locatie-ontwikkelingen en omgevingsvergunningen is ook in 2020 vol aan de orde. Voor 2020 is de opgave om dit op de korte termijn binnen de kaders van de totale bedrijfsvoering te beheersen en te verantwoorden. Dit moet leiden tot een voorstel voor een financieel sluitende inbedding van de actuele dynamiek binnen de bedrijfsvoering voor de toekomst.

f) Bedrijfsmiddelen
Reparatie en huur van bedrijfsmiddelen vormt het belangrijkste verschil (€ 233.000). Omdat het aantal toezichthoudende taken (kabels en leidingen, bereikbaarheid, infra) toeneemt, is het aantal auto's niet meer toereikend en moest extra inhuur plaatsvinden. Daarnaast is sprake van een tekort bij materialen/magazijnleveranties en verzekeringen.

g) reguliere kosten huisvesting en incidentele middelen catering en koffie
De verbouwing en herinrichting van het raadhuis is eind 2019 gestart en loopt door in 2020 en 2021. Het tempo van de verbouwing bepaalt ook het moment waarop de decentrale serviceruimtes worden verbouwd en ingericht. Hiervoor is in 2019 een budget van € 0,3 miljoen beschikbaar gesteld. Het moment waarop dit gaat plaatsvinden staat voor 2020 gepland.

Voor 2019 en 2020 is een incidenteel budget toegekend van € 0,45 miljoen voor verbetering van de koffie-/theevoorzieningen, bedrijfscatering en huisvesting. De Europese Aanbestedingen van deze dienstverleningen zijn in 2019 afgerond. Hierdoor zijn de contracten later in het jaar tot stand gekomen en is het beschikbaar bedrag gedeeltelijk gebruikt. Vanaf 2020 is het gebudgetteerde bedrag wel benodigd (structureel).
In 2019 valt van het budget voor de koffie-/theevoorzieningen incidenteel € 0,2 miljoen vrij. Dit bedrag is in 2019 meegenomen in de toevoeging aan het bedrijfsvoeringfonds en wordt betrokken bij de besluitvorming over het vervolg van deze voorzieningen vanaf 2020 (Perspectiefnota 2021).